Bij het starten van een e-commerce selectietraject zien we vaak dat de focus te veel ligt op de initiële implementatiekosten, waardoor men geen compleet beeld krijgt van de totale kosten over de komende 3 tot 5 jaar. Een offerte voor de bouw van een nieuwe webshop is slechts de startinvestering. Hoewel het bedrag voor licenties voor de eerste bouwfase aantrekkelijk lijkt, zijn het vaak de terugkerende kosten op de lange termijn die het totale budget significant beïnvloeden.
De échte meetlat voor een duurzame, succesvolle e-commerce operatie is de total cost of ownership (TCO). Door de TCO over een periode van drie tot vijf jaar te berekenen, krijgt je als e-commerce manager of IT directeur een realistisch en strategisch beeld van wat het platform écht gaat kosten.
In dit artikel leggen we uit waaruit de TCO is opgebouwd en laten we zien hoe de architectuurkeuze (SaaS of Self-hosted) de uiteindelijke kostenstructuur beïnvloedt.
Wat is de TCO en uit welke kosten kan het bestaan?
De TCO omvat alle directe en indirecte kosten die gepaard gaan met je e-commerce platform gedurende zijn operationele levenscyclus. Voor een strategische beslissing adviseren wij een analyse over een periode van minimaal 3 tot 5 jaar.
Deze kosten worden bepaald door essentiële factoren zoals de complexiteit van de webshop (denk aan een complexe B2B-catalogus), het verwachte verkeer en vooral de noodzakelijke integraties met andere bedrijfssystemen (ERP, PIM, CRM).
Verschillen tussen platformen: Open Source vs. SaaS/PaaS
Voordat we de kosten in detail bespreken, is het cruciaal om te begrijpen dat de architectuurkeuze – Open Source/Self-hosted versus SaaS (Software-as-a-Service)/PaaS (Platform-as-a-Service) – de structuur van je TCO bepaalt.
- SaaS/PaaS (bijv. Shopify): De platform leverancier beheert de hosting, updates en beveiliging. Dit leidt tot lagere operationele kosten op het gebied van onderhoud, maar tot hogere, terugkerende licentie/abonnementskosten en minder flexibiliteit in mogelijke functionaliteiten.
- Open Source/Self-hosted (bijv. Magento OS, Shopware Self-hosted): Je bent (of je implementatiepartner) verantwoordelijk voor hosting, onderhoud en beveiliging. Dit leidt tot lagere of geen licentiekosten voor de kern software, maar wel zijn de kosten hoger voor het uitvoeren van updates en onderhoud.
De 5 essentiële elementen van de TCO zijn:
- Platformkosten: Dit zijn de kosten voor het gebruik van de software zelf. Denk aan licentiekosten (bijvoorbeeld Shopify Plus) of eventuele transactiefees die het platform rekent. Veel SAAS e-commerce platformen zoals Shopify of Shopware werken met een omzetgerelateerde licentievergoeding. Des te meer omzet er door het platform gaat des te hoger zijn de maandelijkse licentiekosten.
- Implementatiekosten: De eenmalige, maar vaak grootste, investering. Hieronder vallen het ontwerp, de development uren, maatwerk aanpassingen, datamigratie, de integraties met andere bedrijfssystemen en projectmanagement.
- Hostingkosten: De kosten voor de servers waar de webshop op draait. Voor self hosted platformen is er vaak een hosting omgeving nodig voor zowel de productie als de testomgeving.
- Onderhoud & Support: Dit betreft de terugkerende uitgaven voor updates, veiligheidspatches en technische ondersteuning. Bij Self-hosted zijn deze kosten vaak meer variabel dan bij SAAS omdat bij SAAS een gedeelte van deze kosten vaak inbegrepen zijn bij de licentie. Wel dient hier goed gekeken te worden naar de update kosten van extra extensies en integraties die vaak buiten de standaard licentiekosten vallen bij SAAS platformen.
- Operationele Kosten: Dit zijn kosten die het dagelijkse reilen en zeilen ondersteunen, zoals de maandelijkse kosten voor apps en extensies (die snel kunnen oplopen in een ecosysteem), thema’s en eventuele kosten voor payment providers (buiten de standaard platform fees).
Wat bepaalt de TCO per architectuur: SaaS vs. Self-hosted (Open Source/PaaS)
De architectuurkeuze is de belangrijkste bepalende factor voor waar je TCO-budget naartoe gaat. We vergelijken de twee hoofdmodellen:
SaaS (Software-as-a-Service)
- Definitie: De software draait in de cloud en de leverancier beheert de servers, updates en beveiliging.
- Voorbeelden van SAAS platformen: Shopify, Shopware Cloud, Sana Commerce
- Voordeel: U koopt gemak en voorspelbaarheid. De time-to-market is kort en u heeft minimale IT-overhead.
- TCO Drivers:
- Abonnementskosten: De kosten zijn direct gekoppeld aan het plan dat je kiest. Deze stijgen vaak mee met de verwachte omzet (Gross Merchandise Value) of het aantal benodigde features.
- Apps en Extensies: Om de flexibiliteit te compenseren die je mist, moet je vaak modules of apps kopen. De kosten hiervan kunnen, zeker bij een complexe shop, snel oplopen en zijn een terugkerende operationele kostenpost.
- Integraties: Integraties kunnen een aanzienlijke kostenpost bedragen aangezien de updates van integraties vaak niet zijn meegenomen in de licentiekosten.
- Transactiefees: Sommige SaaS-platformen rekenen een percentage over uw omzet, tenzij u hun eigen betaalprovider gebruikt bijvoorbeeld Shopify.
- Transactiefees: Sommige SaaS-platformen rekenen een percentage over uw omzet, tenzij u hun eigen betaalprovider gebruikt bijvoorbeeld Shopify.
- Conclusie: Lage, maar snel stijgende instapkosten. TCO is voorspelbaarder, maar de kosten voor externe functionaliteit (apps) en omzet limieten zijn bepalend of de kosten voordeliger zijn dan een open source oplossing.
Self-hosted / Open Source / PaaS (Platform-as-a-Service)
- Definitie: Je bent zelf eigenaar van de code (Open Source) of huurt de software via een PaaS (Platform-as-a-Service) en bent zelf verantwoordelijk voor de hosting, het maatwerk en het onderhoud.
- Illustratieve Voorbeelden: Magento Open Source, Shopware Self-hosted.
- Voordeel: Maximale flexibiliteit en controle. U kunt de software exact naar je complexe B2B-eisen of ERP-integraties aanpassen. Je hoeft meestal geen maandelijkse licentiekosten te bepalen die gekoppeld zijn aan je omzet (GMV), wat een voordeel kan zijn bij sterke groei.
- TCO Drivers:
- Hogere implementatiekosten bij maatwerk: Het specifiek aanpassen van functionaliteiten naar de wens van een organisatie is vaak tijdsintensief en dus kostbaar.
- Onderhoud en support: De belangrijkste terugkerende TCO-drivers zijn de kosten voor updates, patches, beveiliging en het beheer van de server. Dit budget voor onderhoud en development moet echter in perspectief worden gezien ten opzichte van de jaarlijkse, omzet-gerelateerde licentiekosten die men bij commerciële SaaS-platformen betaalt.
- Licentiekosten: Bij sommige open source pakketten wordt er ook gewerkt met licentiekosten die afhankelijk zijn van de gebruikte functionaliteiten.
Lage/geen initiële licentiekosten (Open Source). De TCO bestaat voor een groter gedeelte uit kosten voor development en onderhoud van het platform. Het strategische voordeel is dat deze ‘hoge’ onderhoudskosten in veel gevallen niet opwegen tegen de jaarlijkse licentiekosten die men bij schaalvergroting afdraagt aan SaaS-leveranciers op basis van de omzet over het platform. Dit biedt vrijheid bij sterke schaalvergroting.
Hoe maak je als organisatie de juiste keuze?
Het kiezen van een e-commerce platform gaat niet over de laagste prijs op dag één, maar over de beste waarde op de lange termijn. Je keuze hangt af van een aantal strategische factoren:
- Biedt een SAAS platform alle functionaliteiten die ik nodig heb om mijn klanten te bedienen?
- Wat is er belangrijker in de organisatie. Voorspelbaarheid van kosten of flexibiliteit in functionaliteiten voor de klant?
- Hoe verhouden de kosten van updates en onderhoud zich tegen de licentiekosten van het SAAS platform?
De drie essentiële stappen voor een accurate TCO bepaling
Om deze strategische beslissing te onderbouwen kun je de volgende stappen zetten:
- Definieer de functionele en technische eisen (Scope): Wees nauwkeurig in welke B2B-functionaliteiten (offertes, prijslijsten, bestellijsten) en welke integraties je absoluut nodig hebt. Dit bepaalt de scope van het maatwerk en daarmee de kosten en beantwoordt ook de vraag of een SAAS oplossing geschikt kan zijn.
- Vraag offertes aan bij implementatiepartners: Laat gespecialiseerde bureaus (agencies) voor elk overwogen platform offertes opstellen die gebaseerd zijn op je exacte eisen.
- Maak een 3-5 jaars TCO-berekening: Maak een berekening van de TCO voor de komende 3-5 jaar. Gebruik hiervoor onze voorbeeld TCO excelsheet om een goed overzicht te krijgen van de verwachte kosten over de komende jaren.
Conclusie?
Geen enkel platform is universeel het ‘beste’ of het ‘goedkoopste’. De beste keuze is de platform-architectuur die het meest in lijn is met de unieke behoeften, het budget en de groeistrategie van je bedrijf. Met een TCO-analyse voorkom je kostbare verrassingen en maakt je een solide, duurzame e-commerce beslissing. Mocht je advies of hulp nodig hebben in het maken van een bepaalde keuze neem dan vooral contact met ons op.
NL 
EN 
MK